SaaS導入でバックオフィス業務はどう変わる?「給与明細業務編」

今回はバックオフィスからの視点で業務にSaaS導入するとどれだけ変わるのか、実体験を含めながらご説明させていただきたいと思っています。

 

まず、SaaSって何?と思われる人もいると思います。簡単に説明するとクラウド上に作られたアプリケーションやサービスを、インターネットを通じて利用する形態のことをSaaSといいます。私もストラテジットに転職するまできちんと理解していませんでしたが、意外と身近にたくさんあります。例えば、LINE等のチャットツールやGmail等のWEBメールもSaaSです。

 

そんなSaaSにバックオフィス業務が改善されるシステムが今は数多くあります。会計処理や人事労務管理、人事評価システムだけではなく、リモートワークが推奨されている今注目されている、承認フロー用のシステムもあります。

 

そんなSaaSシステムを業務に導入するとバックオフィス業務がどう変わるのでしょうか。

 

実は私の前職は「THEアナログ会社」でした。売上管理もExcel。給与明細もExcel。請求書もExcel。人事労務情報もExcel。Excelを利用しない日はなかったような気がします。

もちろんExcelは自動計算もできて便利な部分はたくさんあります。私も前職で仕事をしていた時には「これが当たり前」とその業務内容に疑問を持っていませんでした。

しかし、SaaSシステムを導入すると、業務フローがどのように変わるのか、私の実体験を含めて今回は「給与明細」の業務フローについてご説明したいと思います。

 

まず、社員やアルバイトの給与明細をExcelで管理していた前職での業務フローは下記のような流れでした。

 

・勤務表をFAXorメール添付で受け取る

・給与計算してExcelで給与明細を作成

・税理士に所得税額を計算してもらうために送付

・所得税額が戻ってきたら、給与明細に反映

・1人ずつExcelからPDFファイル(PWもつけて)を作成する

・1人ずつ送付先を間違えないようにメール添付で送る

・ネットバンキングで振込先、金額を間違えないように入力

 

最初のころは数十名でしたが、最終的には人数が増えて約100名分対応していました。そのため、業務量も増えて、当然1人で対応できずに新たな雇用も行いました。それでも、残業しなくては終わらないこともありました。

 

でも、そんなアナログ会社からストラテジットに転職したのが半年ほど前です。

同じようにバックオフィス業務を担当していますが、人事労務のSaaSシステムを利用した給与明細処理は下記のように変わりました。

 

・勤怠管理から自動で給与明細に反映される

・所得税額も税理士に依頼することなく、自動計算

・給与明細の内容を確認し、確定・社員へ給与明細を通知をクリックするだけで

 全社員へ給与明細が自動送付

・振込用のファイルをダウンロードし、ネットバンキングへ登録するだけで振込対応も終了

 

このように、業務量が圧倒的に少ないことはもちろんですが、人的ミスが発生しにくい環境だと日々感じています。もし、人数が増えたとしても大きく業務量が増えることもありません。

 

SaaSを業務に導入することは、業務改善や人的ミス抑制、将来的なコスト削減にも繋がることを実感しています。でも、API連携の会社に所属しているからか、便利だと感じるSaaSシステムも、もっとこんな機能があったらいいのにな、このSaaSシステムとこのSaaSシステムでデータが反映される連携してくれるといいのにな、と思うこともあります。そんな時には営業やエンジニアに、是非このシステムが改善されるようにSaaS事業者に連携をアプローチしてきて、などユーザー目線での要望を伝えることもあります。

複数のSaaSを導入しやすい環境、導入したくなるシステムが増えるにはAPI連携などユーザー目線が大切だと日々感じています。

ユーザーへの価値提供を最優先に開発体制の効率化によって、アプリを直接触っていただきながらフィードバック/改善ができるので、お客様の構想に近いアプリ開発が可能

ストラテジットの魅力は、開発体制の効率化によりユーザーへの価値提供をスピーディに行える点で、社内に蓄積された開発ノウハウに加え、リモートワーク制度やフレックスタイム制度なども活用することで実現できています。

 

価値提供を最優先するために

 

社内の雰囲気もユーザーへの価値提供が最優先という目線で整っており、お客様と仕様をガチガチに固めなくても、ユーザー目線で考えれば普通はこうなるよね?という方針で、まずは動くものを作って実際に見てもらい、フィードバックをベースに仕様を詰めていくという開発形態をとっています。
仕様面でのフィードバックを手戻りと考える方も多いかと思いますが、ストラテジットでは先述の通り開発体制を効率化しており、他社の半分の期間で動くものを開発できれば、残りの期間をフィードバックに割り当てても、開発期間が膨れ上がる心配がなくなります。
フィードバック期間に余裕を持たせることで、ドキュメントベースではイメージしずらい仕様検討の負担を軽減でき、お客様の構想により近いアプリを開発することができると考えております。

 

board connect for HubSpotアプリの開発では

 

board connect for HubSpot (※1)では、1ヶ月程度でお客様にお見せできる状態まで開発し、β版リリースまでの数ヶ月の期間は、お客様と実際の画面を見たり、アプリを直接触っていただきながら、フィードバックをベースに改善を行い、並行して環境面の整備するといったスケジュール感でした。
このように、お客様からのフィードバックを早い段階からいただくことで、テストデータで動かしているだけでは分からない課題や、実際に触ってみると何かが足りないというような課題も出てきます。しかし、こうした課題にも余裕を持って対応できるため、お互いにとってよい開発体制なのではないかと感じました。

 

※1  「board connect for HubSpot」プレスリリースも是非ご確認ください。

API連携とCSV連携では何が違う?業務がどう変わる?

SaaSプロダクト間の連携において、API連携とCSV連携では業務に大きな差が生じることをご存じですか?


現在、1社あたり10~20の業務システムを使用していると言われています。複数のシステムを使用していると、当然システム間で共通のデータを使用していたり、データのやり取りの必要性が生じます。
例えば、勤怠管理と給与計算を異なるシステムで管理していた場合に、2つのシステム間でデータを送る必要があります。手入力で入力するのは手間ですし、ミスも発生しやすいです。そんな時にデータのやり取りをする方法として、CSV連携とAPI連携があります。


CSV連携とAPI連携とは

CSV(Comma Separated Values)とは、「カンマで区切られたデータ」という意味があり、互換性が高いCSVファイル形式をダウンロードし、他プロダクトにそのファイルをアップロードすることにより業務システム間でデータのやり取りができます。データの数値や情報は正確ですが、ファイルのダウンロードとアップロードは手作業で行わなくてはいけません。
CSV連携と異なり、自動でデータ連携できるのがAPI連携です。API(Application Programming Interface)とは、SaaS等の「ソフトウェアプログラムをつなげるためのプラグ」です。APIを公開することにより、ソフトウェアに外部とやりとりする窓口を作り、外部アプリと連携ができる状態になります。つまり、システムとシステムをAPIで繋げることにより、データのやり取りを自動登録でき、機能性が拡張されて便利に使えるようになります。


API連携のメリット

API連携のメリットは大きく分けて2つあります。


・自動登録でタイムリーな確認、共有ができる
・様々なシステムと連携ができ、利便性が高くなる


自動登録でタイムリーな確認・共有ができる

先にも説明していますが、API連携では日々業務で多発するデータのやり取りが自動化されることにより手間が省けます。さらに、自動登録されることにより、タイムリーな情報を確認することができます。法人であれば、当然1人で業務すべてを行っているわけではありません。例えば、CSV連携でデータのやり取りをしていた場合に、1人だけが「このデータはまだCSV連携していないから、連携したら数字が変わる」と認識していても、他の人がすべてを認識しているとは限りません。もしかしたら、最新の数字だと勘違いして業務に支障が出てしてしまうこともあるかもしれません。
つまり、業務システムはタイムリーな確認、共有できることで生産性を上げることが可能になります。


様々なシステムと連携ができ、利便性が高くなる

今ではAPIを公開している金融機関やクレジットカード会社もあります。そのため、会計システムと繋げると銀行口座の取引情報やクレジットカードの利用状況なども同期させて自動仕訳することもできます。このように、業務システム同士だけではなく、さまざまな業界のサービスと連携することができます。


このように、業務で多く発生する、データ入力作業や手間のかかる作業がAPI連携によって、ミスなくなり、業務のスピードアップに繋がります。
API連携は業務の生産性を高めて、働き方改革や人材不足対策にも大いに貢献するものになります。

API連携に関するその他のコラムはこちらをご覧ください↓

API連携とは?」エンジニアじゃない人は何したらいいの? SaaS連携の専門家が分かりやすく解説!


(エンジニア向け)APIvsCSV連携! API連携時に考慮すべきポイント


ノーコードでSaaSのAPI連携を実現するには、SaaS連携専門アプリストア「サーステイナー」を是非ご活用ください↓

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  • SaaSプロダクト間でのデータ移行はCSV連携で対応しているため、
    タイムリーな確認ができない
  • 新規システム導入を検討しているが、既存システムとの連携に困っている
  • 自社で連携ツールを使用してみたが、うまくいかなかった
  • 社内のデータがばらばらで整理されていない。システム連携がうまくいかない
  • API開発ベンダーが見つからずに困っている

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SaaS連携アプリストア「SaaStainer」

SaaSとSaaSのデータ連携で業務改善を支援

「SaaStainer」は、SaaSと他のSaaSをデータ連携できるアプリを提供しているアプリストアです。API連携などのノウハウがなくても、アカウントを作成しアプリにログインすることで簡単に連携を実現します。企業内のSaaSとSaaSが連携出来ることで様々な作業を自動化してSaaS本来の価値を引き出し、業務改善のご支援を致します。

近年、多くの企業では業務効率化を目的として、業務・部署別に複数のSaaSを導入しています。SaaSは手軽に導入でき、業務効率化や働き方改革などへの効果が期待できます。しかし一方で、SaaS導入によって業務間の連携・部署間の連携・データの統合・マスタのチェック等が滞り、かえって業務量が増えてしまうという課題も発生しています。 ストラテジットが開発・運営する「SaaStainer」は、この課題を解決し、本来のSaaSのチカラを引き出します。

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