2021年4月の記事一覧

今まで表計算機能と言えば専らExcelを利用してきたかと思いますが、最近では業務用／プライベート用に限らず、Google スプレッドシート(以下、スプレッドシート)を利用するシーンが多くなってきていると思います。

実際に仕事で使っていると、チームメンバーに共有する時や、作成者以外が更新する時など、ほんとに便利だなぁと思う事があります。

そんなGoogle スプレッドシートですが、業務で仕方なく使うけどExcelとちょっと違うからあまり活用できていない方や、これから新社会人という方にも活用いただけるような、スプレッドシートの基本の技10選を前後編に分けて紹介します。

今回は後編の5選をご紹介します。前編の5選はこちらからご覧ください。

①スプレッドシート内のチャット機能

複数名でスプレッドシートを共有し、作業をしていると変更点の共有が発生します。
スプレッドシートでは他のチャットツールを使わなくてもスプレッドシート内のチャットでコミュニケーションがとれます。
※リアルタイムにログインしているメンバーに限ります。

右上の人が話しているようなアイコンをクリック＞右にチャット画面が表示されるので右下のチャット入力欄に記入しましょう。

②コメント機能

相手が次に開いた時に見てほしい場合はコメント機能を活用しましょう。
コメントを残したいセルをクリック＞コメントアイコン＞入力欄にコメントを記入＞コメントをクリック
該当セルにカーソルを合わせるとコメントが表示されます。

右上のコメント履歴を開くをクリックすると、コメント履歴を見る事も可能です。
また、通知ボタンからメール通知設定を変更することも可能なので、状況に応じて変更してみてください。

③連続データの入力

連番で数字を入力する際、いちいち数字を入力していくのは手間ですし、入力間違いも発生します。
下記方法で入力すると手間削減＆ミス防止になります。

指定のセルに1を入力（この場合は1001と1002）＞選択してセル左下にカーソルを合わせCtrlをクリックしながら下にドラッグする

④プルダウンリストの設定

特定の欄には特定の入力規則で入力してもらいたいというシーンもあるかと思います。
　例：正→第一営業部
　　　誤→営業、営業部 リテール課、営業部 不動産業界　等
入力間違いを防ぐ為にプルダウンリスト機能を活用しましょう。
※これ以外の方法でもプルダウン設定方法はありますが、リストのメンテナンスを踏まえた方法を紹介します。

　まず別シートに入力させたいリストを作ります。

設定したいセルを選択＞データ＞データの入力規則＞範囲または数式を入力欄をクリック＞作成したリストシートをクリック＞該当リスト範囲を選択＞OK＞保存

指定した範囲にプルダウンが設定できました。

⑤重複入力のチェック

同じ列内に、重複しているセルが無いか確認することも可能です。

確認したい列を選択＞表示形式＞条件付き書式＞セルの書式設定の条件＞カスタム数式を選択＞値または数式の欄に下記数式を入力し完了をクリック

=COUNTIF(A:A,A:A)>1

重複しているセルに色がつきます。数字を修正すると色が消えます。

以上が使える基本のスプレッドシート術10選Part2でした。
ご紹介したスプレッドシートを活用して業務効率化していきましょう！

次回はAPI連携開発についてご紹介します。
コラム公開予定日は4/15(木)となります。

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今まで表計算機能と言えば専らExcelを利用してきたかと思いますが、最近では業務用／プライベート用に限らず、Google スプレッドシート(以下、スプレッドシート)を利用するシーンが多くなってきていると思います。

実際に仕事で使っていると、チームメンバーに共有する時や、作成者以外が更新する時など、ほんとに便利だなぁと思う事があります。

そんなGoogle スプレッドシートですが、業務で仕方なく使うけどExcelとちょっと違うからあまり活用できていない方や、これから新社会人という方にも活用いただけるような、スプレッドシートの基本の技10選を前後編に分けて紹介します。

①ショートカットキー

パソコン使い始めた初期に覚えるのがショートカットキーですね。
今回はよく使うものの中でExcelで使うショートカットとは違う物を集めてご紹介します。

コピーや貼り付け、元の操作に戻したりするショートカットキー等は同じでしたが、沢山あるショートカットキーを覚えるたり、わざわざネットで調べるたりするのは面倒に感じる事もありますよね。

そんな時はショートカットキーのまとめを見る事ができるショートカットキーがあるのを知っていますか？『Ctrl』+『/』を入力すると全てのショートカットキーを見る事が出来ます！
普段よく行う作業にもショートカットキーがあるかもしれません。ぜひ一度確認してみてください。

②シートの保護

チームでスプレッドシートを利用する場合、他のユーザーが編集できる範囲を指定して、情報の書き換えや操作ミスを防ぎたいという事があるかと思います。
その場合の方法は2つあります。

【方法１】特定のシートを保護する

シートの右にある▼＞シートを保護＞権限を設定＞この範囲を編集できるユーザーを制限する/自分のみ＞完了をクリック

これで自分のみがこのシートを編集できるようになります。

また下記の手順で、範囲を指定すると特定の範囲を保護することも可能です。
シートの右にある▼＞シートを保護＞範囲＞範囲を選択＞権限を設定＞この範囲を編集できるユーザーを制限する/自分のみ＞完了をクリックシートの保護＞

【方法２】スプレッドシート自体を閲覧者状態にする

右上にある共有＞編集者＞閲覧者＞完了をクリックすると
そのスプレッドシートの全てのシートは編集できないようになります。

コメントは付けても良いという場合は「閲覧者（コメント可）」とするのも良いでしょう。

③過去データの復元方法

スプレッドシートは自動保存なので、常に最新の状態で保存されていきます。
でも、色々編集したけれども過去のデータに戻したい！という場合はでてきますよね。
そんな時はヘルプの右に表示される「最終編集」をクリックするか

ファイル＞変更履歴＞変更履歴を表示をクリックします。

右に表示される変更履歴の内、復元したい編集履歴をクリック＞この版を復元をクリック。
復元するかどうかの確認が表示されるので間違い無ければ復元をクリック
すると過去のデータを復元することができます。
　※変更履歴画面を終了させたい場合は左にある「←」をクリックすると戻る事ができます。

④1つのセルに複数リンクを記載する

表計算ソフトではありますが、テキストに参考サイトのURLリンクを設定したいけれども、参考サイトが複数あるから1つのセルに複数のリンクを記載したいという場合がありますよね。そんな時は下記の手順で実現できます。

表示させるテキストを入力し、該当のテキストを選択＞ハイパーリンクのアイコン＞リンクに該当のURLを貼り付け＞適用をクリック

必要なリンク数を設定すると下記のように複数サイトのリンクを記載することができます！

⑤アドオン機能の紹介

標準のスプレッドシートにはない機能を追加して利用することができる、アドオンという機能があります。
スプレッドシート内にあるアドオン＞アドオンを取得　をクリックすると連携できる様々なアドオンが表示されます。
ここから自分のニーズに合った機能を探して利用することができます。

いまいち求めているアドオンが探せないという場合はGoogle検索で「（やりたい事）　スプレッドシート　アドオン」等で調べるとぴったりのものが見つかるかもしれません。

以上が使える基本のスプレッドシート術10選Part1でした。

残り5選のコラム公開予定日は4/13(火)となります。

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