Googleスプレッドシート いまさら聞けない…使える便利技10選 Part2

今まで表計算機能と言えば専らExcelを利用してきたかと思いますが、最近では業務用/プライベート用に限らず、Google スプレッドシート(以下、スプレッドシート)を利用するシーンが多くなってきていると思います。

実際に仕事で使っていると、チームメンバーに共有する時や、作成者以外が更新する時など、ほんとに便利だなぁと思う事があります。

そんなGoogle スプレッドシートですが、業務で仕方なく使うけどExcelとちょっと違うからあまり活用できていない方や、これから新社会人という方にも活用いただけるような、スプレッドシートの基本の技10選を前後編に分けて紹介します。

 

今回は後編の5選をご紹介します。前編の5選はこちらからご覧ください。

①スプレッドシート内のチャット機能

複数名でスプレッドシートを共有し、作業をしていると変更点の共有が発生します。
スプレッドシートでは他のチャットツールを使わなくてもスプレッドシート内のチャットでコミュニケーションがとれます。
※リアルタイムにログインしているメンバーに限ります。


右上の人が話しているようなアイコンをクリック>右にチャット画面が表示されるので右下のチャット入力欄に記入しましょう。

 

②コメント機能

相手が次に開いた時に見てほしい場合はコメント機能を活用しましょう。
コメントを残したいセルをクリック>コメントアイコン>入力欄にコメントを記入>コメントをクリック
該当セルにカーソルを合わせるとコメントが表示されます。

右上のコメント履歴を開くをクリックすると、コメント履歴を見る事も可能です。
また、通知ボタンからメール通知設定を変更することも可能なので、状況に応じて変更してみてください。

 

③連続データの入力

連番で数字を入力する際、いちいち数字を入力していくのは手間ですし、入力間違いも発生します。
下記方法で入力すると手間削減&ミス防止になります。

指定のセルに1を入力(この場合は1001と1002)>選択してセル左下にカーソルを合わせCtrlをクリックしながら下にドラッグする

 

④プルダウンリストの設定

特定の欄には特定の入力規則で入力してもらいたいというシーンもあるかと思います。
 例:正→第一営業部
   誤→営業、営業部 リテール課、営業部 不動産業界 等
入力間違いを防ぐ為にプルダウンリスト機能を活用しましょう。
※これ以外の方法でもプルダウン設定方法はありますが、リストのメンテナンスを踏まえた方法を紹介します。

 まず別シートに入力させたいリストを作ります。

設定したいセルを選択>データ>データの入力規則>範囲または数式を入力欄をクリック>作成したリストシートをクリック>該当リスト範囲を選択>OK>保存

指定した範囲にプルダウンが設定できました。

 

⑤重複入力のチェック

同じ列内に、重複しているセルが無いか確認することも可能です。

確認したい列を選択>表示形式>条件付き書式>セルの書式設定の条件>カスタム数式を選択>値または数式の欄に下記数式を入力し完了をクリック

=COUNTIF(A:A,A:A)>1

重複しているセルに色がつきます。数字を修正すると色が消えます。

 

 

 

以上が使える基本のスプレッドシート術10選Part2でした。
ご紹介したスプレッドシートを活用して業務効率化していきましょう!

次回はAPI連携開発についてご紹介します。
コラム公開予定日は4/15(木)となります。

 

 


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