API連携で業務で業務がどう変わる?

SaaSプロダクト間の連携において、API連携とCSV連携では業務に大きな差が生じることをご存じですか?


現在、1社あたり10~20の業務システムを使用していると言われています。複数のシステムを使用していると、当然システム間で共通のデータを使用していたり、データのやり取りの必要性が生じます。
例えば、勤怠管理と給与計算を異なるシステムで管理していた場合に、2つのシステム間でデータを送る必要があります。手入力で入力するのは手間ですし、ミスも発生しやすいです。そんな時にデータのやり取りをする方法として、CSV連携とAPI連携があります。


CSV連携とAPI連携とは

CSV(Comma Separated Values)とは、「カンマで区切られたデータ」という意味があり、互換性が高いCSVファイル形式をダウンロードし、他プロダクトにそのファイルをアップロードすることにより業務システム間でデータのやり取りができます。データの数値や情報は正確ですが、ファイルのダウンロードとアップロードは手作業で行わなくてはいけません。
CSV連携と異なり、自動でデータ連携できるのがAPI連携です。API(Application Programming Interface)とは、SaaS等の「ソフトウェアプログラムをつなげるためのプラグ」です。APIを公開することにより、ソフトウェアに外部とやりとりする窓口を作り、外部アプリと連携ができる状態になります。つまり、システムとシステムをAPIで繋げることにより、データのやり取りを自動登録でき、機能性が拡張されて便利に使えるようになります。


API連携のメリット

API連携のメリットは大きく分けて2つあります。


・自動登録でタイムリーな確認、共有ができる
・様々なシステムと連携ができ、利便性が高くなる


自動登録でタイムリーな確認・共有ができる

先にも説明していますが、API連携では日々業務で多発するデータのやり取りが自動化されることにより手間が省けます。さらに、自動登録されることにより、タイムリーな情報を確認することができます。法人であれば、当然1人で業務すべてを行っているわけではありません。例えば、CSV連携でデータのやり取りをしていた場合に、1人だけが「このデータはまだCSV連携していないから、連携したら数字が変わる」と認識していても、他の人がすべてを認識しているとは限りません。もしかしたら、最新の数字だと勘違いして業務に支障が出てしてしまうこともあるかもしれません。
つまり、業務システムはタイムリーな確認、共有できることで生産性を上げることが可能になります。


様々なシステムと連携ができ、利便性が高くなる

今ではAPIを公開している金融機関やクレジットカード会社もあります。そのため、会計システムと繋げると銀行口座の取引情報やクレジットカードの利用状況なども同期させて自動仕訳することもできます。このように、業務システム同士だけではなく、さまざまな業界のサービスと連携することができます。


このように、業務で多く発生する、データ入力作業や手間のかかる作業がAPI連携によって、ミスなくなり、業務のスピードアップに繋がります。
API連携は業務の生産性を高めて、働き方改革や人材不足対策にも大いに貢献するものになります。