2023年10月06日

会計システム移行完全ガイド：スムーズな入替を実現する手順と注意点｜SaaS導入の専門家が徹底解説！

「現在使っている会計システムが業務をすべて網羅できていない、さらに更新時期も迫っている」

「新しい会計システムに移行する必要性は感じつつも、何から手をつけたらいいのか分からない」

―こんなお悩みをお持ちではありませんか？また、導入をスムーズに進めるための信頼できるサポート企業を探している方も多いでしょう。

会計システムの移行は、単に使い方を変えるだけではありません。
法規制の遵守、データの安全性、スタッフのトレーニングと、考慮すべき要素は多岐にわたります。
一歩間違えば今まで以上に手間がかかったり、業務が停滞してしまうおそれもあります。そうならないためには、正確な手順と緻密な計画が不可欠です。

本コラムでは、会計システムの移行に必要な全手順と注意点について詳しく解説します。
要件定義からベンダー選定、デモと評価、コスト分析、そして最終的な運用開始から評価に至るまで、一つ一つのステップで何をすべきか、
SaaS導入の専門家である筆者がわかりやすく説明します。

1 システム入れ替えの背景確認
2 要件定義
3 ベンダー選定
- 3.1 ベンダーを比較検討する
- 3.2 提案依頼書（RFP）の作成と送付
4 デモと評価
- 4.1 ベンダー（システム提供者）からのデモを受ける
- 4.2 機能、価格、サポート等の評価
5 コスト分析
6 契約交渉
7 実装プラン作成
- 7.1 導入スケジュールとリソース計画
8 テスト
- 8.1 テストの進め方
- 8.2 注意点と推奨事項
9 トレーニング・社内周知
- 9.1 トレーニングの進め方
- 9.2 社内周知
10 データ移行
- 10.1 データ移行の進め方
11 運用開始
- 11.1 正式運用開始の進め方
12 評価とフォローアップ
13 おわりに

システム入れ替えの背景確認

まず最初に、なぜ今回システム入れ替えを検討するに至ったのか、背景を整理しておきましょう。
そうすることで今後の要件定義や評価の際に軸となる部分をもっておけることはもちろん、社内稟議を通しやすくなるメリットがあります。
一般的には下記の要因が挙げられます。

法令対応のため（インボイス対応、電帳法対応、IPO準備等）

新しい法規制が施行された場合、既存のシステムがそれに対応していないと、企業活動に大きな影響を与える可能性があります。

具体的には

インボイス対応
電帳法に対する適合
IPOに向けた準備

など、これらが理由の場合は導入時期が決まっており後にずらすことが難しいため、計画通りのスケジュールで確実に導入プロジェクトを進めていくことが求められます。

業容（事業内容）拡大による機能不足

企業が成長するにつれて、業務も複雑化します。
そうすると既存のシステムが新しい業務要件を満たせなくなる可能性が高くなります。
機能不足を感じるようになったら、それは新しいシステムが必要である明確なサインと言えます。

業容（事業内容）変更に伴うアップグレード・ダウングレード

時には、業務の効率化やコスト削減を目的として、システムのアップグレードやダウングレードが必要になることもあります。
業務が拡大している場合には、より高機能なシステムへのアップグレードが求められるでしょう。
逆に、特定の業務が縮小された場合、過剰なシステム機能を持つことがコスト負担になる可能性があります。

要件定義

要件定義は新しい会計システムを導入する際の大事な第一歩です。
要件定義がしっかりしているかどうかで、プロジェクト全体の成功が大きく左右されます。では、要件定義で何を考慮するべきなのでしょうか。

会計のニーズや法規制を理解する

まずは、自社がどんな会計ニーズを持っているのかをしっかりと把握しましょう。そして、それに関わる法規制もきちんと調べておく必要があります。
特に法令対応が求められる場合、まずはその法令をしっかりと理解しましょう。業界のガイドラインを調査するのも有効です。
※会計の場合はインボイスや電帳法、勤怠管理システムの場合は残業時間の上限、有給日数の管理など

税金の計算に特定の法律が適用されるタイミングなどでは、法律に基づいた計算方法が必要になります。
法対応が必要な場合、社内のみで解決しようとするのではなく、法律の専門家と相談することが推奨されます。

現行システムの調査と分析

現行システムの徹底的な調査と分析は、新しい会計システム導入の際に欠かせません。
どうしてもこの段階を適当に済ませがちですが、そうすると新システム導入でも旧システムと同じ問題に再び直面する可能性が高まります。
今使っているシステムで何ができて、何ができないのかをしっかり把握しましょう。

システムの入れ替えは、一般的に「5年・10年単位のイベント」とされています。だからこそ、このタイミングで長期的な視点で現行システムの機能不足や今後必要となる機能をしっかりと整理することが重要です。

調査の一環として、現場からのフィードバックも大切にしましょう。
会計システムの場合、経理担当者が主なユーザーとなりますが、経費精算システムなどでは営業担当者も対象になることがあります。
現場の声もしっかりとヒアリングし、改善意見には重要度に応じてランク付けを行うなど、優先順位を明確にしておくと進めやすいです。

新システムの目標と要件を設定

新システム導入において、目標と要件の設定は非常に重要です。
具体的な目標をしっかりと設定することで、その後のプロセスがスムーズに進むだけでなく、最終的に企業にフィットするシステムが導入できます。

新しいシステムで立てる目標の一例としては、

「月次の会計報告を○日以内に行う」
「管理職が直接システムからデータを確認できるようにする」
「または現場社員が経費精算にかかる時間を平均〇分以内にする」などが考えられます。

具体的な目標を設定することが、後のプロセスを効率化するカギとなります。
目標と要件の設定は、上司や関連部門と共に話し合って決定すると良いでしょう。なるべく全員が納得する形での合意が得られている必要があります。

一つ一つの要件を確実に設定していくことで、新しいシステムが企業に本当に最適なものに近付きます。
要件定義を丁寧に行うことが新システム導入の成功へと繋がっていくのです。

ベンダー選定

要件定義が固まったら、ベンダー（システム提供者）を選定します。

ベンダーを比較検討する

新システムの導入において、ベンダー選定は最初の分岐点とも言える重要なプロセスです。
最適なベンダーを見つけるためには、様々な方法で情報を集め、比較検討する必要があります。
今や多くの企業が会計システムや経費精算システムを提供しているので、各社の機能やサポート体制、価格などをしっかり比較検討することが、自社に最もフィットするシステムを見つける鍵です。

情報収集には様々な方法があります。
インターネットで調査を行ったり、業界の展示会に参加してベンダーから情報を直接聞いたりするのが一般的ですが、近年ではソーシャルメディアの活用もオススメです。
例えば、X（旧Twitter）でのユーザー評価を確認することで、よりリアルな意見やニーズに気づくことができるでしょう。
PRONIアイミツやITreviewといった比較サイトを利用してもよいでしょう。

さらに、システム導入専門会社を別途選定する会社もあります。
特に複雑なシステムであったり、社内に知見のあるメンバーがいない場合は積極的に利用するとスムーズに運ぶことが多いです。
このような専門会社はシステム導入はもちろん、後の工程で伴走形式でサポートを提供したり、初期設定を手掛けたりする場合もあります。

システムにどのような機能が備わっているかは大切なポイントではありますが、社内の業務フローや要件によってはどのように使用するかが肝になる場合も多々見受けられるのが実情です。

提案依頼書（RFP）の作成と送付

RFP（Request for Proposal）は、自社の要求を明確化して複数のベンダーから提案を募るための重要な文書です。例えば、「会計システムにはこのような機能が必要」と詳細に書きます。これを基に、いくつかのベンダーに送って提案をもらうわけです。

このステップは、要件定義でまとめた情報を具現化する大事な過程。各ベンダーからの提案を元に、どのシステムが自社に最も合っているかを見極める材料になります。手間はかかりますが、じっくりと比較検討する時間をしっかり確保することが大切です。

さらに、RFPと次項のデモ実施は、時に同じタイミングで進行する場合もあります。

デモと評価

システムのデモと評価は、提供されるシステムが自社の要求に適合するかを確認する大事なプロセスです。ベンダーが実際に操作画面を見せてくれるので、その動きをじっくりと確認できます。

ベンダー（システム提供者）からのデモを受ける

事前に何を知りたいか、どの部分に焦点を当てるかをベンダーに伝えておくと、必要な情報が手に入りやすくなります。
法的対応がしっかりとされているか、事前にまとめた機能要件を満たしているか、UIやUX（使い勝手）もしっかりとチェックしましょう。

また、システムのベンダー選定をする際、ただ機能と価格を比較するだけでは不十分です。
ベンダーが持つ「勢い」も非常に重要な視点となります。

例えば、ベンダーの利用ユーザー数が増えている場合、そのシステムは今後も安定して利用できる可能性が高いでしょう。
このような情報は、システム開発が突如として停止するリスクや、ベンダー起因による不測の事態を回避するためにも有用です。
さらに、ベンダーが積極的にシステムをアップデートしているか、またその方針があるのかも重要なポイントです。
利用ユーザー数の推移も、できる限りヒアリングしておくとよいでしょう。これにより、長期的・安定的にシステムを利用するための選定が可能となります。

機能、価格、サポート等の評価

提供される機能が十分か
価格が予算内に収まるか
サポート体制はしっかりしているか

など、多角的に評価することが重要です。
機能や価格だけでなく、サポート体制も考慮に入れることがポイントです。

そして、現時点の機能だけでなく、アップデート予定、アップデート頻度、サポート体制、サーバー稼働率の実績、他システムとのAPI連携実績（予定）等も忘れずに確認しておきましょう。

他システムとの連携が豊富に用意されているシステムであれば、業務の自動化でシステム間の横断の手間が大幅に削減できるため、コア業務に集中できる土台を作ることが出来るのです。

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コスト分析

システムを導入する際には、コスト分析は避けて通れない重要なステップです。
ただし、これは単に初期費用や月額費用だけを考えるのではなく、設置費用・研修費・メンテナンス費といった長期的な運用費用も考慮に入れるべきです。

システム価格の確認

まずはどれくらいの費用がかかるのか、ベンダーに明確に確認しましょう。

導入費用・追加費用の見積もり

設置や研修、サポートなど、導入に必要な追加費用も忘れずに計算しておきましょう。

長期的な運用費用の計算

システムは長期間使用するものですから、アップデートやサポートの費用も計算に含めておきましょう。

その他の検討ポイント

短期の削減コスト

別のシステムを中止することで得られるコスト削減や、担当者の労働時間の削減も考慮に入れます。

料金体系

サポート料金が別料金であるかどうか、確認しておくとよいでしょう。

長期的な視点

法的な対応、アップデートの計画、他のシステムとの連携性やデータの移行性も確認してください。
例えば将来的にシステムの利用を終了する際に、必要なデータがバックアップできているか・エクスポート可能であるかはとても重要ですが、導入時には忘れがちな観点です。

コスト分析をしっかりと行うことで、予算オーバーや後からの「高い費用に驚く」リスクを避けられます。コストはただの金額以上のものであり、企業のリソースや将来への投資も含まれています。だからこそ、この部分は慎重に計画することが重要です。

契約交渉

システム導入において、契約交渉は避けて通れない重要なフェーズです。ここでの議論が後の運用に大きく影響するため、費用やサポート、保証についてしっかりと交渉を行いましょう。

交渉の準備

事前に自社の要望や譲れる範囲を明確にしておきます。

ベンダーとの対話

交渉では、ベンダーとのコミュニケーションが鍵となります。費用はもちろん、どのようなサポートや保証が提供されるのかを明確にしましょう。

契約書の確認

交渉がまとまったら、その内容を契約書にまとめます。社内のシステム担当者や法務担当者によるレビューを行い、場合によっては顧問弁護士によるリーガルチェックも行います。

その他の注意点

クラウドシステムの場合、ランニングコストの交渉は難しいケースもありますが、ベンダーによってはボリュームディスカウントが適用されることもあるので、状況に応じて相談することが重要です。
契約交渉は時に困難な場面も出てくるかもしれませんが、そのためにこそ、しっかりとした準備と明確なコミュニケーションが必要です。
このステップをしっかりと踏むことで、後のトラブルを避け、安心してシステムを運用できるようになります。

実装プラン作成

次に、システムをどうやって実際に使い始めるのか、その計画を立てます。
一部のベンダーではプロジェクトマネージメント（PM）サービスを提供しています。
（有償のケースもあり。参考→マネーフォワード会計Plus：サクセスプラン、freee会計：PartnerProgramなど）

社内にPM経験者がいれば、彼らをプロジェクトにアサインするのも良い方法です。また、企業やシステムの規模によっては、専門業者を選定するケースもあります。
しかしながら、業者を頼りすぎると、社内メンバーによるシステム習熟が進まず、なかなか自社による独り立ちができないといったケースもあるため、あくまでも業者は伴走役と考える必要があります。

導入スケジュールとリソース計画

どういった内容を導入するかを明確にした上で、各タスクの期限と必要な人材や資材を計画します。特に、会計システムの場合は新年度からの導入と期中からの導入に違いがあり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。

＜新年度から＞

データの切り替えが年度で考えられるのでシンプルなデータ管理が可能ですが、決算をまたぐことになるので経理担当は多忙を極めることになります。そのため、余裕を持った導入スケジュールで進める必要があります。

＜期中から＞

データの管理は年度単位で２つ形式に分かれることになりますが、経理担当としては、決算が落ち着いたタイミングでシステム入れ替えができるメリットがあります。

また、法的制約やIPO準備のスケジュールも影響を与える場合があり、早めの計画とリソース確保が必要になることもあります。
実装プランがしっかりとしていると、途中での混乱やトラブルを避け、後々の運用もスムーズに進められます。計画作成は面倒に感じがちですが、それによって多くの問題を未然に防ぐことができるのです。

テスト

システム導入の最終フェーズとして、システムテストと調整が不可欠です。この段階でシステムが適切に機能するかどうかを確認し、問題があれば修正します。

テストの進め方

①テストケース作成
どのような条件でテストを行うかを事前に定めます。例えば、会計の計算が正確に行われるか、エラーメッセージが出ないかなどをチェックします。

②テスト実施
設定した条件で実際にシステムを使い、その性能を確認します。

③調整と修正
問題点が発覚した場合は修正し、再度テストを行います。このサイクルを何度も繰り返して、システムを完成度の高いものにします。

注意点と推奨事項

会社規模に応じて、SMB企業では1か月、中堅・上場企業では1-3か月の並行稼働期間を設けることが一般的
テスト期間中には、経理担当者だけでなく、関連部署のメンバーや上長にも協力を要請する場合あるため、他部署の上長にリソース確保依頼が必要
各部署で理解度の高いメンバーを用意しておかないと、本稼働後に経理やシステム部に問い合わせが集中するリスクがある
テストで発見した不具合や機能不足は、ベンダーに報告して修正や機能追加の依頼を推奨

テストは面倒に感じるかもしれませんが、これをしっかり行うことで、後々の運用が大きく改善されます。
問題なく動くシステムを実現するためには、テストは手を抜かずにしっかりと実施することが大切です。

トレーニング・社内周知

システムの導入が完了した後に続くのが、スタッフへのトレーニングとドキュメント作成です。

トレーニングの進め方

トレーニングプラン作成

何を、どう教えるのかを事前に計画します。具体的には、新しく導入した会計システムの操作方法などが対象となる場合が多いです。

トレーニング実施

計画に基づき、スタッフにシステムの使い方を教えます。必要に応じて、何回かに分けて教育を行うこともあります。

ドキュメント作成

操作マニュアルやガイドを作成し、スタッフが後で確認できるようにします。

社内周知

本稼働に移る前に、システムを利用する部署に向けて社内説明会を開催することが一般的です。
特に経費精算、給与、勤怠など全部署に関係するシステムの場合は、全社向けの説明会が推奨されます。
説明会用の資料テンプレートがベンダーから提供されることもあるので、事前に確認することが有益です。
但し、説明会への同席まではベンダーは行わないケースが多いです。
説明会に参加できないメンバーのために、録画を行い後で参照できるようにしておくと良いでしょう。

高度なシステムでも、スタッフがその使い方を理解していなければ、その価値は半減してしまいます。
スタッフが快適にシステムを利用できるよう、しっかりとしたトレーニングと資料作成を行いましょう。

データ移行

このフェーズで行うのは、旧システムから新システムへデータを移す作業です。

データ移行の進め方

移行計画の作成：どのデータをどのように移行するのか、事前に計画を立てます。

データの整理：移行前に不要なデータや誤っているデータを整理します。

実際の移行：計画に基づき、データを新しいシステムに移行します。

テストと確認：移行後、データが正確に移されたかを確認します。

会計システムの場合、一部の企業では過去の会計データも新システムに移行することがあります。
このような作業は、一定のITリテラシーを有するメンバーがいれば、社内で対応可能です。
ただし、そのメンバーのリソースが確保できるかどうかを事前に検討する必要があります。また、有償で移行をサポートする会社も存在するので、状況に応じて外部のサポートも検討しましょう。
（参考→マネーフォワード会計Plus：各期ごと有償、freee会計：１期分のみ有償の導入支援に含む（複数期は非対応））

弊社ではマネーフォワード会計Plus、freee会計の導入およびデータ移行を取り扱っております。
他社システムとの連携も考慮したい、オンプレとのAPI連携の相談などもお気軽にお問い合わせください。

ERP/基幹システム導入支援サービス

データの移行が不完全だと、新しいシステムで利用できないデータが発生する可能性があります。そのため、計画的かつ慎重に進めることが大切です。
以上のステップに従ってしっかりとデータ移行を行えば、新しい会計システムの導入もスムーズに進みます。

これで、新しいシステムを使い始める準備が整いました。

運用開始

さて、いよいよ運用開始です。

正式運用開始の進め方

最終チェック：運用開始前に、システムの最終確認を行います。特に問題がないかを確認するのが重要です。

開始の通知：スタッフに正式な運用開始の日を告知します。全員が知っている状態にするためです。

運用開始：計画通り、決めた日に新しいシステムを使い始めます。ここで新しい時代がスタートします。

トラブル発生時や不明点がある場合の問い合わせ窓口を事前に社内で整理しておくとよいです。
各部署やスタッフから同じような質問が寄せられると、サポートに時間がかかってしまいます。
実際に運用が始まった後、出てきた不具合や機能不足はベンダーに報告し、必要な場合は機能要望をまとめておくこともあります。

評価とフォローアップ

数か月稼働後には、作業効率が向上したか、コスト削減が実現したか、法的対応に問題がないかなどを振り返り評価することが推奨されます。

「要件定義」「ベンダー選定」「デモと評価」をしっかりと行うことで、導入後の運用がスムーズに行える場合も多いですが、万が一のトラブルに備えて、これらのステップを入念に進めることが必要です。
経理担当者にはシステム導入によって一時的に追加作業による負荷が発生します。
その場合、担当者だけで乗り切るのではなく一時的に他の部署からスタッフをアサインするか、専門業者にサポートを依頼する選択肢も考慮するとよいでしょう。