【Dropbox to DX Suite】ファイル格納からデータ化まで自動完結で業務改善を

帳票を紙で管理しているために、コア業務に集中できていないといったお悩みはありませんか。

社内のみで利用する帳票であれば電子帳票に移行する方法がありますが、社外から送られてくる帳票が紙であるために、帳票からシステムに反映する際にどうしても手入力が必要になる、といったケースもあるかと思います。

本コラムでは、そんなお悩みを持つ方におすすめの連携アプリ「Dropbox to DX Suite」を紹介します。

7つのユースケースを挙げて説明していきますので、ご自身の業務に合った利用方法が見付かるのではないでしょうか。

＜おすすめの方＞

• 手作業によって読み取りミスが発生し、管理が煩雑になっている方
• 業務効率を改善したい方
• クラウドストレージもしくはOCRを検討している方
• 自動でデジタルデータ化できるアプリケーションを検討している方
• 読み取り文書ファイルをDropboxで管理しており、その都度DX Suite を操作し文書ファイルの読み取りを行っている方

「Dropbox to DX Suite」で出来ること

「Dropbox to DX Suite」はDropboxに格納した文書ファイルをDX Suite へ連携し、読み取ったデータ（CSV）をDropboxに自動保存する連携アプリです。

※連携イメージ

Dropboxの所定フォルダに格納した文書ファイルをDX Suite へ連携し、AI-OCRにて読み取る事ができるアプリです。また読み取ったデータ（CSVファイル）をDropboxに自動保存することができます。
最初の設定さえしてしまえば、あとはDropboxに格納するだけで、ファイルの読み取りから読み取ったCSVをDropbpx内に保存するところまで自動で行ってくれます。

ファイル格納からデータ化まで自動完結できる点が特徴です。

Dropboxとは

▽画像出典元：「Dropbox」公式HP

Dropboxは、「スマートな働き方をデザインする」を使命とするDropbox.Inc が提供するクラウドストレージサービスです。
ユーザー数は7億以上で180か国で利用されている実績がある、まさにグローバルなサービスといえます。
Dropbox独自の同期テクノロジーにより、大容量コンテンツの同期や回線が細い環境でも回線が切れた場合に切断時点から再開される仕様で安心感があります。

DX Suiteとは

▽画像出典元：「DX Suite」公式HP

DX Suiteは、AI inside 株式会社が提供する業界最高水準の精度を誇る文字認識AIを搭載したデジタルデータ化アプリケーションです。
使いやすいインタフェースを特徴としており、請求書・図面などフォーマットが異なる帳票の読み取りが可能となっているのが特徴です。
他のシステムとのAPI連携も用意されているのもポイントです。

ユースケース7例

紙の書類を扱う企業様において、Dropbox to DX Suiteを導入した場合に業務フローがどのように改善されるのか、7つの例を紹介します。

(建設)管理状況報告書、作業報告書(不動産)

●対象企業：
手書きの作業報告書をシステムに手入力している不動産のマンション管理委託会社様

●課題：
管理員が手書きした作業報告書等をシステムに入力する際に、正確に読み取り入力する手順において膨大な時間を要している

●現状のフロー：
①毎月 管理員がマンションの最新状況を手書きで報告書に記入
②事務所に提出
③事務職の社員が20〜30時間かけて、約1,000枚をすべてシステムに手入力

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①毎月 管理員がマンションの最新状況を手書きで報告書に記入し、事務所へ提出
②スキャンし Dropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ,CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④システムへインポート

●解決策と効果：
報告書の読み取りおよび入力を自動化し、入力業務20〜30時間を1〜2時間へ削減。
Dropboxへアップロードした書類をDX Suiteへ自動連携する事で、データ書類の完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

注文書(製造)

●対象企業：
手書きの注文書を受注・生産システムに手入力している製造業の方

●課題：
2つの社内システムへの入力作業に膨大な時間がかかっている
また、注文書のフォーマットが一品一様なため管理しづらい状態となっている

●現状のフロー：
①注文書を紙で受領
②受注システム・生産管理システムにそれぞれ手入力で登録
③システム登録後は入力した内容の修正ができず、取り消し後に打ち直しが発生
　※顧客要求の納期変更が多く、打ち直しが多く発生する

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①紙で受領した注文書をスキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
②読み取りデータ・CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
③中間システムへ自動取り込み、受注システム・生産管理システムへ転送
　※修正は再度 取り込みする

●解決策と効果：
注文書の読み取りおよび入力を自動化し、受注業務330分/日を105分/日へ削減。
Dropboxへアップロードした注文書をDX Suiteへ自動連携する事で、注文書の完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

工事完了報告書

●対象企業：
・工事、施工事業者の協力会社様
・エアコン取付業者、家具組立業者様
・水洗修理業者様
・リフォーム会社

●課題：
システム入力が完了するまで請求・支払処理ができない
正確性、迅速性を要するうえ、人的なリソースがかかっている

●現状のフロー：
①作業者が個人宅を訪問して作業を行う
②作業が完了したら「作業完了報告書」に作業内容や費用を記載
③作業者は帰社後「作業完了報告書」を自社（協力会社）に提出
④協力会社は記載内容を専用システムに手入力して、元請会社に伝達
⑤元請会社は内容を確認して請求・支払処理などを行う

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①「作業完了報告書」に作業内容や費用を記載し、自社に提出
②スキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ,CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④CSVの内容を専用システムへ連携し、元請会社に伝達
⑤元請会社は内容を確認して請求・支払処理などを行う

●解決策と効果：
手入力業務が減ったことで人的ミスを防止かつ人的リソースを削減し、請求・支払処理へのスムーズな連携が可能に。
また、外部（協力会社）への依頼もなくなり外部委託費も削減。
Dropboxへアップロードした「作業完了報告書」をDX Suiteへ自動連携する事で、作業完了報告書の完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

運転日報（物流）

●対象企業：
運送業者様（自社・委託）

●課題：
システム入力が完了するまで荷主（あるいは元受会社）に請求処理ができない
元請の場合はドライバーへの支払処理ができない

●現状のフロー：
①ドライバーがその日の「運転日報」を記入する
②ドライバーは帰社後、「運転日報」を会社に提出する
③入力者は業務管理（委託の場合は請求業務）システムに手入力し、請求処理を行う

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①ドライバーがその日の「運転日報」を記入し、会社に提出する
②入力者は紙で受領した運転日報をスキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ・CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④CSVの内容を業務管理システムへ連携し、内容を確認して請求処理を行う

●解決策と効果：
システムへの手入力がなくなり、請求処理が迅速に行えるように。
Dropboxへアップロードした「運転日報」をDX Suiteへ自動連携する事で、完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

海外引越の荷物リスト（物流）

●対象企業：
海外引越サービスを提供する引越業者様

●課題：
引越荷物が現地に着く前にインボイスを作らなければならず、即時性が求められる
対象が多岐に渡るため選択リスト化できない（＝作業員が見たまま書く）

●現状のフロー：
①引越作業員が現場で荷造りをする際、「どの箱に何が入っているのか」のリストを作成
②引越作業終了後、会社でリストをシステムに転記（手入力）
③インボイスを作成する

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①引越作業員が「どの箱に何が入っているのか」のリストを作成し会社へ提出
②リストをスキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ・CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④CSVの内容をシステムへ連携し、インボイスを作成する

●解決策と効果：
リストの転記作業がなくなり、インボイス作成が迅速に行えるように。
また、読み取ったデータをCSVでダウンロードできることにより、リストの選択化も可能になります。
DropboxへアップロードしたリストをDX Suiteへ自動連携する事で、完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

ポイントカード入会申込書

●対象企業：
ポイントカード制度があるチェーン店

●課題：
BtoCでは申込書が毎日大量に発生するため、処理にリソースがかかっている
●現状のフロー：
①各店舗で顧客がポイントカードの入会申込書を記入する
②各店舗は記入された入会申込書を本部へ送る
③本部では顧客マスター（ポイントカードシステム）に顧客情報を手入力

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①各店舗で記入されたポイントカードの入会申込書を本部へ送付
②本部で入会申込書をスキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ・CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④CSVの内容をシステムへ連携する

●解決策と効果：
システムへの顧客情報の手入力がなくなり、工数削減に。
Dropboxへアップロードした「入会申込書」をDX Suiteへ自動連携する事で、完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
　・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
　・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

筆記試験用紙、面談シート（教育系）

●対象企業：
・人材派遣会社様
・人材サービス業の方

●課題：
参加者の人数が多ければ多いほど大量に発生するため、処理にリソースがかかっている

●現状のフロー：
①一回あたり50名～100名ほど学生が集まる選考会を週に3~4回実施
②筆記試験と面談（紙のシートにコメントを記載）を行う
③筆記試験の採点を人手で採点。面談のコメントシートをシステムに入力

●Dropbox to DX Suite導入後のフロー：
①筆記試験は解答用紙へ、面談は面談シートへ手書きで記入
②解答用紙および面談シートをスキャンしDropboxへ保存、自動でDX Suiteへ連携し読み取り、CSV化
③読み取りデータ・CSVを所定のDropboxフォルダへ自動保存
④CSVの内容を各システム（採点システム/面談シート管理システム）へ連携する

●解決策と効果：
1回の選考につき3〜4時間の業務時間が、15分から30分に大幅に削減。
Dropboxへアップロードした「回答用紙」および「面談シート」をDX Suiteへ自動連携する事で、完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
・該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
・担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

ご利用方法

Dropbox to DX Suiteは弊社の運営する連携アプリストア「SaaStainer」にてご利用いただけます。
1か月の無料トライアル期間をご用意しておりますので、まずは一度 試してみてはいかがでしょうか。

使い方がわからないからデモをしてほしい、自社のフローに当てはまるかわからない・・・といった場合でも弊社におまかせください。
手厚くフォローいたします。

Dropbox to DX Suiteのデモ動画および詳細はこちらをご覧ください。

今回ご紹介したユースケースの中には、作業時間が1/10以下に短縮というようなインパクトの大きいケースもありました。

もし自給換算で1,500円の方であったとしても、20時間の短縮で30,000円のコスト削減となります。

コスト以外の面でも、単純作業やミスが起こりやすい環境を解消することによる労働環境の改善も見込めるでしょう。

人手不足のなかで人的リソースをいかに削減しコア業務に注力できるか、そうした積み上げが業務改善ひいては企業成長に繋がっていくのではないでしょうか。

我々ストラテジットは「SaaSのチカラをすべての企業に」というミッションを軸に、SaaS連携や導入支援を通じてSaaSがもっと有効活用される世界に向けて邁進しております。

SaaStainerに掲載していないアプリや、御社独自のシステムとの連携なども連携開発プラットフォームにより開発が可能となっております。

自社のSaaSを他社のSaaSと連携できるようにしたい、といったSaaSベンダー様向けのプラットフォーム「JOINT」もございますので、お気軽にお問い合わせください。